Das Hinweisgeberschutzgesetz - der aktuelle Stand

Ein kurzer Überblick für deutsche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen

Es ist schon wieder sehr spät, die Zeit eilt – zumindest was die Umsetzung des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) anbelangt. Denn seit dem 2. Juli ist das HinSchG offiziell in Kraft getreten. Auch der öffentliche Sektor steht unlängst in der Handlungspflicht. Für welche Unternehmen außerdem nun „aller Tage“ und in welchen Punkten sofortiges Handeln erfordert ist, lesen Sie hier.

Worum es sich beim Hinweisgeberschutzgesetz handelt

Das HinSchG basiert auf der nationalen Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie. Menschen in Unternehmen, die im Laufe ihrer Tätigkeit in der Organisation mit Rechtsverstößen in Kontakt kommen bzw. diesen gewahr werden, sollen durch das HinSchG auf nationaler Ebene Schutz bei der Meldung etwaiger Verstöße erfahren. Diese Menschen werden auch Hinweisgeber genannt, woraus sich der Name des Gesetzes ableitet. Für den Fall der Fälle sollen die sogenannten Hinweisgeber oder auch "Whistleblower" abgesichert sein: Erfährt eine Person im Rahmen der beruflichen Tätigkeit, dass illegale Aktivitäten oder Verstöße vorliegen, dann muss diese befähigt werden, geschützt Meldung zu erstatten. Diese Meldung muss mündlich, schriftlich oder persönlich durchführbar sein. Mit dem HinSchG sollen sowohl Arbeitnehmende als auch Selbstständige, Gesellschafter:innen, Praktikanten, Freiwillige und andere (externe) Mitarbeitende in jedwedem Arbeits- und Beschäftigungsverhältnis geschützt werden. Vielen erscheint dieses Vorgehen womöglich vertraut, denn dieses unterliegt den Bestimmungen des Datenschutzes.

Das HinSchG ist neu, jedoch handelt es sich dabei prinzipiell „nur“ um eine weitere Compliance-Regulierung. Aus diesem Grund sollten in Unternehmen und dem öffentlichen Sektor bereits Compliance-Management-Systeme in Kraft sein, sogenannte Standards für ein regelkonformes Verhalten. Als Erinnerung: Das Compliance-Management umfasst alle Prozesse und Tools, die gewährleisten, dass ein Unternehmen sich an geltendes Recht hält.

Sofortiges Handeln bei Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden und Städten wie Kommunen mit mehr als 10.000 Anwohner:innen

Mit 250 berufstätigen Personen in Ihrer Organisation gelten Sie als Großunternehmen – der Jahresumsatz ist dabei unerheblich, denn es geht um die Menschen in Ihrer Organisation. Auch der öffentliche Sektor steht in der Handlungspflicht, wenn 10.000 oder mehr Einwohner und Einwohnerinnen gemeldet sind.

Das bedeutet, Sie müssen einen internen Meldekanal z. B. in Form eines elektronischen Hinweisgebersystems bereitstellen und zuständige Personen aus der Compliance-Abteilung bestimmen. Alternativ ist auch die Berufung einer Ombudsperson möglich, eine sogenannte Vertrauensperson, die vermittelnd tätig wird und den Rechtsschutz sowie die Rechte der hinweisgebenden Person überwacht (bspw. Externe Rechtsberatung). Bei einer Nichteinhaltung des Gesetzes und den Anforderungen drohen Sanktionen und Schadensersatzansprüche. Die angekündigte Höhe für Bußgelder beläuft sich auf bis zu 50.000 €. Umgesetzt werden die Bußgeldandrohungen jedoch erst sechs Monate nach dem Inkrafttreten des HinSchG, am 1. Dezember 2023.

Was Sie als Unternehmen oder Stadt/Kommune tun müssen:

1. Einrichtung oder Überarbeitung professioneller Compliance-Strukturen
2. Eine Form des Hinweisgebersystem (mündlich, schriftlich, persönlich) implementieren
3. Auffindbarkeit gewährleisten (Informationsaushang, Intranet, Firmenwebsite)
4. Verständlichkeit gewährleisten

Sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet ein elektronisches Meldesystem zu errichten?

Kurzum: Sind Sie nicht. Sie stehen jedoch in der Pflicht, einen adäquaten Meldekanal zur Verfügung zu stellen. Wie bereits angeführt, kann dies mündlich, schriftlich oder oder persönlich realisiert werden. Zur Debatte stehen ein Briefkasten, eine E-Mail, eine Ombudsperson, ein Telefon oder ein digitales (elektronisches) Hinweisgebersystem.

Die Vorzüge oder Nachteile ergeben sich bereits mit Blick auf Ihre Organisationsgröße. Sollte die Beschäftigtenanzahl die von Kleinst- und Kleinunternehmen übersteigen (bis zu 9 oder 49 Beschäftigte), resultiert ein Briefkasten in einen gesteigerten administrativen Aufwand. Für Betriebe mit einer geringen Beschäftigtenanzahl ist dies aber sicherlich eine schnelle und effektive Maßnahme, die sich lediglich als kniffliges Vorgehen in puncto Anonymität gegenüber dem Kollegium erweisen kann.

Bezugnehmend zur Meldung per E-Mail ist die Umsetzung ebenso schnell wie simpel: Mitarbeitende nutzen den gewohnten Zugang und können den Zeitpunkt selbst bestimmen. Allerdings ist in diesem Fall keine anonyme Meldung möglich und entspricht nicht den Anforderungen des Datenschutzes. Weitergeführt ist auch diese Form der Meldung mit administrativem Aufwand verbunden, da die Daten aus dem E-Mail-Postfach extrahiert und dokumentiert werden müssen.

Mit der Ombudsperson steht Ihnen eine persönliche und mündliche Meldevariante zur Verfügung. Hierbei ist von Vorteil, dass es sich zumeist um eine externe Person handelt und diese zur Geheimhaltung verpflichtet ist. Für Klein- und Kleinstunternehmen, mittelständische Unternehmen und kleinere Gemeinden ist der direkte Austausch definitiv eine geeignete Meldevariante. Nachteilig ist jedoch die Verknüpfung mit dem Arbeitgeber, da die Ombudsperson auf einen ungehinderten Informationsfluss angewiesen ist. Auch hier offenbaren sich administrative Probleme und Zugangsrechte als Hürde.

Die Meldung über ein Telefon ist wiederum einfach in der Realisierung und sowohl intern als auch extern durchführbar. Jedoch sind auch hier Abstriche bei der Anonymität und dem Aufwand zu machen. Zum einen ist während der Arbeitszeiten häufig keine anonyme Meldung durchführbar, zum anderen muss das Gemeldete möglichst lückenlos transkribiert werden. Bei Klein- und Kleinstunternehmen ist zudem die Wiedererkennung der Stimme hoch.

Die effizienteste Lösung kommt zum Schluss - das elektronische Meldesystem. Viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen wie Städte greifen bereits auf diese Möglichkeit zurück. Ein Intranet oder Digital Workplace ist bestens dafür geeignet, Mitarbeitende durch den Prozess der Meldung zu leiten und die Informationen für die Ombudsperson zu strukturieren. Alle Meldungen werden direkt innerhalb Ihres Systems aufgegeben und bearbeitet, Aktualisierungen und Hinweise erfolgen innerhalb eines Meldeflusses. Durch ein Zugriffs- und Rechtemanagement gewährleisten Sie als Arbeitgeber, dass nur die zur Verschwiegenheit erklärte Ombudsperson auf die sensiblen Daten zugreift. Zudem werden ein ungehinderter Informationsfluss und die Abfrage von relevanten Daten ermöglicht.

Software wie die des Jalios Digital Workplace sichert Sie und andere doppelt ab: Das Hinweisgebersystem ist an Ihre internen Strukturen anpassbar, Compliance konform und trägt effektiv dazu bei, Hemmschwellen zu senken. Ihre Mitarbeitenden müssen weder die Komfortzone Ihres eigenen Arbeitsbereiches verlassen, um eine externe Ombudsperson zu kontaktieren, noch telefonisch in Aktion treten oder einen papierbasierten Meldevorgang bewältigen. Sie bieten Ihnen die Wahl, die komfortabelste und vertrauenswürdigste Option zur Wahrung Ihrer eigenen Interessen zu wählen - und dies von einer einzigen, Ihnen bereits bekannten Plattform. Motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden, eine sichere Arbeitsumgebung für alle zu kreieren.

Vorgehen der internen Meldestelle

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes bei einer internen Meldung beinhaltet § 17 des HinSchG nach:

• Mündliche, schriftliche und/oder persönliche Option zur Meldungsabgabe
• Erhalt der Meldung innerhalb von 7 Tagen zu bestätigen
• Prüfung des gemeldeten Verstoßes
• Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung
• Steter Kontakt mit der hinweisgebenden Person
• Bei Bedarf das Einholen weiterer Informationen seitens hinweisgebender Person
• Innerhalb von 3 Monaten eine Information an die hinweisgebende Person bzgl. der zu ergreifenden oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen
• Ergreifen von Folgemaßnahmen
• Schutz der Identität der hinweisgebenden Person

Das Ergreifen von Folgemaßnahmen kann sowohl interne Untersuchungen bedeuten als auch die Weitergabe an eine zuständige Behörde.

Als Arbeitgeber stehen Unternehmen und der öffentliche Sektor in der Pflicht, einen internen Meldekanal bereitzustellen. Dieser muss sowohl die Zugriffs- und Rollenrechte, den Schutz des Anwendungsbereiches sowie die allgemeinen geltenden Regeln zum Schutze des Daten- und Personenschutzes erfüllen. In kleineren Betrieben sind die Errichtung einer internen Meldestelle und die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person nicht immer möglich. Aus diesem Grund existiert eine externe Meldestelle des Bundes. Weiterhin kann jedes Land eine eigene externe Meldestelle für die Landes- und Kommunalverwaltungen einrichten.

Vorgehen bei Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden

Klein- und mittelständische Betriebe ab 50 Mitarbeitenden erhalten Gelegenheit, bis zum 17. Dezember ein Hinweisgebersystem und alle damit verbundenen Maßnahmen zu implementieren. Zudem ist es Unternehmen mit 50 bis 240 Beschäftigten gestattet, eine gemeinsame Meldestelle einzurichten und zu betreiben. Für Kleinbetriebe mit bis zu 49 Mitarbeitenden ist eine Befreiung von der Einrichtung eines internen Meldekanals festgelegt. Die Schutzvorschriften es HinSchG gelten nichtsdestotrotz.

Der Praxistransfer - das HinSchG mit dem Digital Workplace umsetzen

Was die Zukunft wohl noch bringt? Mit dem Digital Wokrplace von Jalios bringt Ihre unternehmerische Zukunft Möglichkeiten. Mittels des zentrierten Ansatzes integrieren Sie eine Meldestelle nahtlos in Ihr System und können für alles, was noch kommen mag, stets auf einem fundamentalen Baustein - dem Digital Workplace - aufbauen. Wie Sie sich den Transfer auf die Praxis visualisieren können:

1. Arbeitsbereich "Meldestelle" erstellen
   Ihnen steht ein zentraler Punkt für die (anonyme) Meldung von Verstößen bereit. Die Startseite ist das Informationskernstück: Alle allgemeinen Infos zum Bereich, dem HinSchG und dem weiteren Vorgehen von den Hinweis gebenden Personen. Das besondere an der Meldestelle ist die Aufteilung in zwei Hauptgruppen. Zum einen in die Ansicht der Meldestelle für Mitarbeitende und zum anderen in die Ansicht der Ombudsperson - Ihrer intern beauftragten Person für das HinSchG. Über das Rechte- und Rollenmanagement sind nur die jeweils benötigten Funktionen sichtbar.
   
   Meldestelle für Antragstellende
   - Recht, einen Antrag zu stellen
   - Recht, den eigenen Antrag einzusehen
   
   Meldestelle für Ombudsperson
   - Recht, einen Antrag zu stellen
   - Recht und Befugnis, Anträge zu sehen und zu bearbeiten
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2. Rubrik "Antragsstelle" in den Arbeitsbereich integrieren
   Innerhalb des Arbeitsbereiches Meldestelle existiert die Rubrik "Antragsstelle". Die Antragsstelle ermöglicht Mitarbeitenden, eine geschützte Meldung mittels eines Fragebogens durchzuführen. Die Funktion zur "Antragserstellung" und die Ansicht von bereits gestellten Anträgen der jeweiligen Person ist hier ersichtlich. Für die Ombudsperson des Unternehmens existiert zusätzlich die Ansicht "zu bearbeitende Anträge". Zugriff auf die Antworten der Hinweis gebenden Person oder auch des "Whistleblowers" hat die vom Unternehmen selektierte Ombudsperson.
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3. Der (vereinfachte) Prozess
   Je nach Meldung und Verstoß variiert das Vorgehen, das Sie intern anstreben. Der gängige Prozess ist in der unteren Darstellung visualisiert. Bei umfassenden und prekären Situationen steht Ihnen die externe Meldestelle des Bundes zur Verfügung.
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Sie wollen sich mit dem Thema Hinweisgeberschutzgesetzt und den Möglichkeiten eines Digital Workplace vertraut machen? In einer kostenlosen Demoversion können Sie Fragen stellen und wir zeigen Ihnen, was Jalios über das HinSchG hinaus an Optionen für Ihr Compliance-Management bereithält.