Digitale Zusammenarbeit – Teamwork, Workflows und die digitale Arbeitsumgebung

Reduktion aber leistungsstark - eine Plattform

Reduzierte Anforderungen an den Menschen, höhere Anforderungen an die Technik. Mit der richtigen digitalen Arbeitsumgebung floriert die Zusammenarbeit. Das liegt vorrangig daran, dass die Arbeitsumgebung die Arbeitsleistung verwandelt – in den meisten Fällen zum Vorteil von Arbeitnehmenden und Arbeitgebern.

Die Bedeutung von digitaler Zusammenarbeit

Digitale Zusammenarbeit bedeutet, dass Teams gemeinsam Arbeiten: an einzelnen Aufgaben oder ganzen Projekten und das unter der Zuhilfenahme von digitalen Lösungen. Der physische Arbeitsplatz - Ihr Einsatzort - ist dabei irrelevant, denn der digitale Arbeitsplatz (Digital Workplace) verbindet Sie miteinander. 

Damit digitale Zusammenarbeit gelingt, müssen Mitarbeitende eingebunden werden, weder zu locker noch zu fest. Denn für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens kann die emotionale Verbundenheit der ausschlaggebende Faktor sein – und diesen Faktor können Sie mit digitalen Tools tatsächlich positiv beeinflussen.

Wozu sich digitale Zusammenarbeit besonders gut eignet

Digitale Tools und Prozesse haben einen elementaren Vorteil: Sie vereinen das interne Wissen und vernetzen Fachkundige untereinander.

Deshalb eignet sich die digitale Zusammenarbeit insbesondere zur:

• Lösungsfindung bei komplexen Projekten
• Lösungsfindung bei interdisziplinären Aufgaben
• gezielten Förderung und Nutzung von individuellen Stärken der Teambeteiligten

Die Zusammenarbeit über einen Digital Workplace bewirkt viel durch verhältnismäßig wenig Aufwand: als Unternehmen und Führungskräfte sind Sie in der Lage, sowohl die operative Effizienz zu steigern, neue Talente mit ortsunabhängiger Arbeit anzuziehen, das digitale soziale Beziehungsmanagement als auch die generelle "overall" Employee Experience (= Mitarbeitererfahrung) zu verbessern.

Volle Fahrt voraus - die Vorteile von digitaler Zusammenarbeit

Der digitale Arbeitsplatz denkt für alle mit! Damit ist zum einen die Technologie gemeint, die Sie mit Prozessen und Workflows in der Fahrspur hält, aber vor allem die (digitale) Zusammenarbeit mit Ihrem Kollegium. Denn durch die digitale Zusammenarbeit wird Ihr Teammitglied nicht überholt, sondern abgeholt und auch auf langen Strecken mitgenommen.

Gemeinsam – das ist der elementare Vorteil, den wir auf sozialer und beruflicher Ebene aus digitaler Zusammenarbeit schöpfen, denn:

• Sozial Netzwerken: Transparente und schnelle Kommunikation kann einfach sein: leave a like, drop a message. Über Kollaborations-Tools lassen sich Kollegen und Kolleginnen schnell und einfach in die Kommunikation einbinden. Ganz mühelos erfolgt auch bei Kommentaren unter Projekten die Speicherung von Ideen, Feedback und Umfrageergebnissen, falls Sie später aus dem Vollen schöpfen möchten.
• Gern extern: Arbeiten Sie auf Augenhöhe miteinander. Die Ideenfindung und Abstimmung mit Drittdienstleistern sollen bereichernd sein. Das geht, wenn alle Parteien in Richtung Ziel blicken und nicht über die Schulter, weil Aufgaben auf der Strecke geblieben sind.
• Informationsfluss statt Informationsfrust: Digitale Zusammenarbeit ermöglicht das Einreißen von Barrikaden und das Errichten von Informationsdämmen. Je nachdem, was Sie und Ihr Team brauchen. Leiten Sie Informationen als gezielten Strom weiter oder ermöglichen Sie das punktuelle Abfragen von Wissen.
• Schön,  Dich zu sehen: die Erhöhung der Zufriedenheit durch digitale (Zusammen-)Arbeit. Mehr Videokonferenzen, mehr Kommunikationsmixe. Aus guten Gründen entfallen Präsenztermine gelegentlich, aber es ist schön, den morgendlichen Kaffee während Monatsmeeting von Angesicht zu Angesicht wahrzunehmen.

Wie Sie Ihr Team bei der digitalen Zusammenarbeit unterstützen

Die Frage ist: Bei welchen Tätigkeiten möchten Sie Ihr Team unterstützen? Digitale Zusammenarbeit fließt in der Praxis ineinander über und der Strom soll bestmöglich nicht versiegen. Die generelle Faustregel ist, dass die Bündelung von Aktivitäten und die zentrale Bereitstellung von Funktionalitäten Sie ans Ziel bringen. Vorzugsweise alles aus einer Hand bzw. alles von einer Plattform. Denn einer der Kernvorteile des digitalen Arbeitsplatzes liegt in der Gegensätzlichkeit selbst: den Arbeitsnehmenden einen Überfluss an Wissen und Informationen, "reduziert" und somit einfacher zugänglich machen.

Mit einem Digital Workplace wie Jalios können Sie Ihr Team vor Ort und im Home-Office in den folgenden Tätigkeiten unterstützen:

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1. Alle an den gleichen Info-Quell

Heiß schmeckt es am besten. Auch Informationen sind am liebsten schnell und aktuell serviert. Von rund tausend online befragten Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen gibt die Hälfte dies als zentralen Vorteil an: das schnelle Abrufen und die stete Verfügbarkeit von Wissen. Mit einem digitalen Arbeitsplatz und Single-Sign-On laufen alle Informationen zentral zusammen.

2. Konstante Unterstützung bei der Planung

Das Team bei der Vorbereitung und Ausführung von Aktivitäten unterstützen? Versuchen Sie es mit Projektmanagement-/Aufgaben-Tools. Mit diesen zerkleinern Sie große Projekte in einzelne Meilensteine und Aufgaben, die dennoch unter dem Gesamtprojekt zusammenlaufen. Der Projektstatus, die Beteiligten und die Arbeitsläufe sowie die Auslastung der einzelnen Mitglieder stehen damit stets im Fokus. Anders formuliert: Für alle, die vor lauter Excel-Sheets mal den Überblick verlieren, läuft hier der Knoten zusammen.

3. Teil der Arbeitsgemeinschaft sein

Neue Kolleginnen und Kollegen integrieren wird zunehmend wichtiger. Wir schließen mit der Integration nach der ersten Onboarding-Phase an, aber vorerst Glückwunsch zum Zuwachs! Damit die Zusammenarbeit sich auch wie eine solche anfühlt, sollten Sie der Person ein Profil im Intranet einrichten und neben einem Mentor auch für eine angebrachte Arbeitsumgebung sorgen: dem Netzwerk für Neuankömmlinge zum Beispiel. Über asynchrone Kommunikation (Kommentare, Blogs) kann sich der Neuzugang im eigenen Tempo einarbeiten. Ihnen steht auch die synchrone Kommunikation zur Verfügung: Instant-Messaging, Video-Chats und die Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten.

4. Kapazitäten schaffen

Ihr Team benötigt mehr Zeit und ein Digital Workplace kann diese in verschiedenen Formen anbieten. Durch die digitale Zusammenarbeit ist die Anwesenheit im Büro optional. Feste Home-Office-Tage verkürzen den Arbeitsweg drastisch. Aber dies ist nur eine Maßnahme zur Zeitersparnis. Auch vor Ort können Sie die (Zusammen-)Arbeit effizienter gestalten, indem Sie Aufgaben über Workflows strukturieren. Für den Personalbereich und das Management eignen sich formularbasierte Freigaben für Kostenabrechnungen und Urlaubsanträge. Bei letzterem Beispiel können Sie Durchlaufzeiten verkürzen, indem Sie der Aufgabe ein digitales Fälligkeitsdatum hinzufügen und eine Aktion für den Fall der Ablehnung hinterlegen – z. B. die Angabe eines neuen Urlaubstermins. Somit reduzieren Sie den Aufwand für die Eröffnung und Bearbeitung eines neuen Antrags.

5. Zufriedenheit auf täglicher Basis

Durch fest verankerte Maßnahmen und Zuständigkeiten unternehmen Sie den ersten wichtigen Schritt in diese Richtung. Es ist wichtig, dass Sie die Prozesse der digitalen Zusammenarbeit am Menschen ausrichten: Welche Bedürfnisse haben Ihre Mitarbeitenden? Sie können interne Abläufe und Arbeitsweisen fortlaufend weiterentwickeln, damit diese sowohl zur Person als auch zum Unternehmen passen. Es ist ebenfalls möglich, den Mitarbeitenden gezielt Freiräume zu verschaffen. Zu berücksichtigen gilt jedoch, dass die Arbeitsbelastung ausgeglichen bleibt und extra Zeit für Abstimmungen und Kommunikation eingeplant ist.

Eulen fliegen nachts, der Hahn kräht am Morgen: Arbeiten Sie, wenn Sie effektiv sind und das Gefühl haben, das Beste für alle rauszuholen. Digitale Zusammenarbeit kann die Produktivität maßgeblich steigern und für jedes Unternehmen, jede Branche, gilt eine andere Kultur.

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