Kommunikation im Unternehmen

Informationen teilen statt Horden

Informationsaustausch geschieht durch vielzählige Medien und Kommunikationswege – oder kann jedenfalls auf zahlreiche Arten geschehen.

„Erfolgreiche Arbeitsplätze“ kennzeichnen sich stets und ständig durch gute Kommunikation. Und gute Kommunikation rechnet sich, denn das Kollegium fühlt sich befähigt, Informationen zu teilen und geteilte Informationen sind wiederum wertvolle Ressourcen. Wenn sich die teilenden Personen darüber hinaus gehört fühlen, hat das eine weitreichende Wirkung – und davon erreicht werden sowohl die Job-Performance, die Qualität des Berufsverhältnisses als auch die Arbeitsqualität.

Dieser Blogartikel streckt die Fühler in Richtung (Unternehmens-)Kommunikation aus und zirkelt dabei um das soziale Intranet oder auch den "digitalen Arbeitsplatz" für die effiziente Mitarbeiterkommunikation. Zahlen, Daten und Fakten für die nächste Diskussion zum Thema „Social Intranet oder nicht Social Intranet“ (das ist hier durchaus die Frage) sind inklusive. Auf geht’s.

Definition der Kommunikation

Der Prozess des Informationsaustausches

Kommunikation ist der Prozess der Übermittelung von Informationen zwischen Einzelpersonen und multiplen Personen oder Gruppen. Auch eine Vielzahl an Personen (= Gruppe wie eine Organisation) kann mit Einzelpersonen kommunizieren. Klassisch ist die Rede vom „Sender und Empfänger“ (= Kommunikator und Rezipient). Von der kommunizierenden Person oder Gruppe werden ein oder mehrere Kommunikationskanäle zur Übermittlung einer Information/Mitteilung genutzt. Je nach Situation und Umgebung findet die Kommunikation verbal (= Sprache) sowie nonverbal (= Körpersprache wie Mimik, Gestik) statt. So weit, so verständlich.

Die Differenz zur Unternehmenskommunikation

Innerhalb von Organisationen wird Kommunikation als ein Prozess zur Sammlung und Koordination von Unternehmensaktivitäten definiert, die zur Zielerreichung der einzelnen Personen sowie des gesamten Unternehmens genutzt werden. Die Kommunikation in einem Unternehmen adressiert eine Vielzahl an Funktionen. Zu diesen zählen:

• Information der Beteiligten,
• Koordination der Beteiligten,
• Regulierung im Sinne von Managementaufgaben,
• Management zur Erreichung der Unternehmensziele,
• Überzeugungsarbeit zwischen Vorgesetzten und Arbeitnehmenden,
• Organisierung und Einbindung der Beteiligten in das Kommunikationsnetzwerk.

Methoden in der Unternehmenskommunikation

Top-Down: Information im Kaskadenstil

In der Unternehmens- oder auch Organisationskommunikation war lange Zeit, primär aufgrund des Entwicklungs-/Digitalisierungsstandes von Intranets / Unternehmensplattformen, die Top-Down-Kommunikation die Kommunikationsmethode der Wahl.

Eine Kaskade beschreibt metaphorisch den stufenweisen Wasserfall und so fließen auch die Informationen innerhalb eines Unternehmens von der höchsten organisatorischen, hierarchischen Instanz – der Geschäftsführung oder dem leitenden Management – über alle Ebenen und Mitarbeitenden bis zur letzten Stufe. Je nach Definition wird die Top-Down-Methode auch als Abwärts-, Pyramiden- oder Kaskadenkommunikation betitelt.

Auch im Jahr 2024 ist die strukturierte Top-Down-Kommunikation für die interne wie externe Unternehmenskommunikation von Relevanz. Vorteile dieser sind:

• Kontrollierter Informationsfluss,
• Reduktion von Fehlinformationen,
• schnelle und effektive Informationsweitergabe,
• Durchsetzung innerbetrieblicher Änderungen ohne Detailabsprachen.

Nachteile der Top-Down-Kommunikation ergeben sich aus ihren Vorteilen: Durch breitflächige, pauschale Kommunikation fühlen sich Einzelpersonen nicht angesprochen, zudem führt die Durchsetzung innerbetrieblicher Änderungen – ohne den Einbezug der Arbeitnehmenden – zur Ablehnung der Mitarbeitenden auf den letzten Hierarchieebenen. Diese Abneigung wird durch einen akademischen Schreibstil oder detaillose Darstellungen gesteigert.

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Weiterführend betreffen nicht alle Informationen jede Abteilung oder Person gleichermaßen. Herkömmliche Top-Down-Kommunikation ist wenig granular und weist hohe Streuverluste durch Informationsüberfluss auf. Im sogenannten Worst-Case-Szenario führt das bei einer hohen Informationsmenge zu einem Informationsüberdruss seitens der Mitarbeitenden.

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Wie also Top-Down-Kommunikation wirkungsvoll und Zielgruppen bezogen umsetzen?

Von Druckerzeugnis bis Digitalmedium – wir setzen direkt bei dem an, was auf flimmernden Bildschirmen vermittelt wird. Über das Intranet oder den digitalen Arbeitsplatz können Unternehmen ohne „Social Network“-Komponente die bewährte Methode weiternutzen. Der Vorteil im Intranet besteht, dass je nach Anbieter – ja, auch oder gerade mit Jalios – multiple Kommunikationsmittel für die Top-Down-Kommunikation genutzt werden können.

Dazu zählen:

• Flash-Infos als „Pop-Up”-Meldungen für dringliche Nachrichten mit prominenter Platzierung in diversen Farben. Für bestimmte Gruppen oder sogar Personen.
• Unternehmensnachrichten über den digitalen Newsfeed in Form einer Firmenzeitung. Diese können auf der globalen Startseite erscheinen, in dedizierten Arbeitsbereichen oder für bestimmte Gruppen.
• Newsletter für den regelmäßigen Versand per E-Mail über Abonnements. Die Führungsetage kann Gruppen automatisch registrieren oder Mitarbeitenden selbst die Wahl und Selektion überlassen.

Mittels Rechte- und Rollenmanagement werden Informationen an die betreffenden Zielgruppen ausgespielt und verringern das Risiko eines Informationsüberflusses wie Überdrusses. Übrigens bietet es sich an, audiovisuelle Medien mit einzubinden. Ein Podcast, kurze Animationen, Grafiken und Videos können mit in die Kommunikation integriert werden.

Bottom-Up: Vom Stein zum Mosaik

Um ein ganzes Bild zu malen, braucht es viele Farben und auch für ein Mosaik steht kein Stein für sich, sondern alle für das Gesamtergebnis. Ähnlich verhält es sich mit der Bottom-Up-Kommunikation, denn der Ansatz dieser Methode besagt, dass jeder Arbeitnehmer, jede Arbeitnehmerin durch Teilhabe und Rückmeldung zum Unternehmenserfolg beitragen kann.

Vorteile der Aufwärtskommunikation sind:

• Aufbau von Dialogen,
• Förderung der Zusammenarbeit,
• Mitarbeiterbeteiligung / Partizipation,
• Involvierung in Entscheidungsfindungen,
• faktisch korrekt dargestellte und vermittelte Informationen.

Die Bottom-Up-Kommunikation kann die Basis einer Organisation festigen und insbesondere bei Veränderungsprozessen als wirkungsvolle interne Kommunikationsmaßnahme dienen. Alle, die zuvor mit Change-Management-Prozessen in Berührung gewesen sind, werden wissen, es gibt nie zu viel Zuspruch für ein Anliegen.

Nachteile der Aufwärtskommunikation sind:

• Gestreuter Zeitaufwand auf multiple Personen,
• Fehlkommunikation und Konfliktpotenzial,
• Ressourcen intensiver,
• Kontrollverlust.

Um die negativen Aspekte der Bottom-Up-Kommunikation zu reduzieren ist der nächste Absatz relevant und den meisten ohnehin schon bekannt.

Das Beste aus beiden Modellen

Es lässt sich erahnen – die Mischung machts möglich. Top-Down- und Bottom-Up-Kommunikation darf oder vielmehr soll kombiniert werden. Für das Management und etwaige Personen in Führungsfunktionen gibt es substanzielle Daten an die Hand:

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• ‍Nüchterne Nummern – Zahlen, die was aussagen
  Informationen fließen lassen – Bilanz zur Top-Down-Kommunikation
  1.795 Befragte in 468 Unternehmen geben an, dass hierarchische Abwärtskommunikation aus dem Top- oder Mittleren-Management keine überdurchschnittliche Unterstützung seitens der Mitarbeitenden hervorruft.

• ‍Kommunikationskombination in Entscheidungsprozessen
  Wenig Verständnis führt zu hoher Abneigung
  Die am stärksten unterstützte Kombination ist die Initiierung von Änderungen durch das Mittlere-Management und die Kommunikation sowie Durchführung durch das Top-Management. Dialogkommunikation, also eine Kombination aus Top-Down- und Bottom-Up-Methode, gewährleistet größeren Zuspruch und geringere Aversionen.

• ‍Eine solide Unternehmenskultur schaffen
  ‍Brand Ambassadors im Coporate-Kontext
  Angestellte, Unternehmensvision und Werte – eine Zusammensetzung für Unternehmenserfolg. Mit hybrider Arbeit, wandelnden Dynamiken und immer neuen Technologie-Tools ist es Aufgabe der internen Kommunikation, die nötigen Schnittstellen zu schaffen, um diese Konstellation zusammenzuhalten. Um das zu erreichen, empfehlen sich „Brand Ambassadors“. Ähnlich wie beim Change-Management handelt es sich um engagierte Mitarbeitende, die mit Überzeugungs- und Arbeitskraft wertvolle Kommunikatoren und Multiplikatoren darstellen. Und der Wille ist da: 36 % der befragten Angestellten im Axios 2023 Report geben an, die Möglichkeit für Feedback erhalten zu wollen.

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• ‍Positive Nebeneffekte gelungener Kommunikation
  Wenn das Kollegium Gehör findet
  Für die Geschäftsführung und leitende Angestellte hat die Bottom-Up-Kommunikation durchaus Vorteile hinsichtlich des Selbst- und Fremdbildes: Deckt sich die Wahrnehmung zum Informationsniveau? Die Aufwärtskommunikation ist eine einfache Evaluierungsmaßnahme, um Missverständnisse zu reduzieren. Denn: 77 % der Führungskräfte denken, dass die Kommunikation von Top-Down ausreichend Kontext bietet, um die Arbeit zu verrichten, während dem nur 46 % der Angestellten zustimmen.

Was uns in Teil 2 erwartet

Informationen müssen gut portioniert sein, deshalb endet der Blogartikel an dieser Stelle. Doch für den Juli haben wir mehr im Gepäck:

• Kommunikationsmittel für die interne Kommunikation
• Anwendungsfälle je Anliegen und Abteilung
• Stufenweise hierarchisch - wie Rechte- und Rollenmanagement die Kommunikation verflüssigt

Wenn Sie künftig um Mehrkosten herum navigieren wollen, ist der Jalios Digital Workplace der optimale Co-Pilot. Mehr zum Thema "Interne Kommunikation" und was sich zu ergänzen lohnt, im Jalios Whitepaper.