Kommunikation im Unternehmen: Top-down-Tools

Willkommen zu Blogartikel Nummer 2 von „Kommunikation im Unternehmen“. Statt detailreicher Darlegungen von Definitionen laden wir den Teller heute voll und sagen: Gain great practice. Welche Kommunikationsmittel der internen Kommunikation im Intranet für die Abwärtskommunikation Verfügung stehen und wie das Rechte-und Rollenmanagement die Kommunikation verflüssigt – jetzt im Blog.

Kommunikationsmittel für die Top-down-Kommunikation

Im Intranet kommunizieren

4 gewinnt: Deshalb stellen wir für die Abwärtskommunikation 4 Kommunikationsmittel vor, die garantiert gewinnen, wenn es um die hierarchische Vermittlung von Informationen geht. Und bei stufenweiser Distribution – wie wird da sichergestellt, dass Kommunikation genau die Dimensionen annimmt, die gedacht sind? Je nach Absicht wird mit unterschiedlichem Maß gemessen. Und ein Monolog ist sogar gewünscht.

Im Falle der Abwärtskommunikation bedeutet das, klassische Kommunikationsmittel im zeitgemäßen Intranet zu nutzen. Unsere Selektion für Intranet-Allrounder, die das Ziel verfolgen, von oben nach unten zu kommunizieren:

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• ‍Nachrichtenartikel– die News-Wall‍
• Newsletter – der Direktzugang ins Mail-Postfach‍
• Video – persönliche Ansprache mit fachlicher Note‍
• Flash-Info – damit alle sehen, wo der Schuh drückt

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#1 What’s Up, Doc?“: Nachrichtenartikel auf der Startseite oder im Newsbereich

Grundsolide und nah am Kern des Ursprünglichen: Die ersten Intranets sind simpel gewesen, eine statische Seite, die Mitarbeitenden alle wichtigen Informationen zentriert zur Verfügung gestellt hat. Eine „News-Wall“ oder Nachrichtenseite stellt die wichtigsten Informationsinhalte direkt beim Eintritt (Log-in) ins Intranet bereit. Was das Nachrichtenportal, der Newsfeed oder auch die News-Wall kann:

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• Nachrichten in Form von Pressemitteilungen oder Artikeln mit allen Teilen;
• Themen und Kategorien erstellen wie verwalten;
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  • mit dedizierten Stilen;
  • mit spezifischen Layouts;
  • und Workflows je Kategorie.
• Variable Workflows wie Entwurf, versendet, zum Überarbeiten, geplant, veröffentlicht, abgelaufen und archiviert.

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Weshalb lohnen sich Nachrichtenartikel für die interne Kommunikation?

Auf der Nachrichten-Seite, vermehrt auch die Default-Starseite von Organisationen, laufen übergreifende Nachrichten zusammen. Zusätzlich existiert im Hintergrund auch ein Nachrichten-Center, in dem alle Artikel verwaltet werden. Mit modernem Rollen- und Rechtemanagement können diese Nachrichten sogar zielgruppenspezifisch zugestellt werden – jede Person sieht das, was sie sehen soll. Gerade aus diesem Grund lohnt sich die Verwendung von Nachrichtenartikeln – auf der Startseite von Organisationen werden alle Infos spezifisch ausgespielt. Im Nachrichten-Center wiederum können sich alle abteilungsübergreifend zu den Themen informieren, die sie besonders interessieren. Durch das Rechtemanagement werden auf der Startseite „Informations-Overloads“ und der damit verbundene Informationsüberdruss teilweise vermieden, während dem Informationsbedürfnis durch klar strukturierte Bereiche im Nachrichten-Center Genüge getan wird.

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#2 Klassiker vornweg: Der interne Newsletter

Ein digitales Format, das Mitarbeitende im Postfach mit den Themen Ihrer Wahladressiert. Im Intranet oder digitalen Arbeitsplatz stehen oftmals – so auch mit Jalios – integrierte Newsletter zur Verfügung. Zu den Funktionen der digitalen Post zählen:

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• Reporting zu Öffnungs- und Klickraten;
• Kreieren von Newslettern und Vorlagen;
• Verwaltender Rezipienten, einzeln und als Gruppen;
• unterschiedliche Workflows wie Entwurf, geplant, versendet und archiviert.

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Weshalb lohnt sich der Newsletter für die interne Kommunikation?

Eine selektierte Auswahl an Inhalten, Top-Themen oder Meilensteinen fördert die Verbundenheit und Zugehörigkeit zum Unternehmen. Auch wenn wir uns in diesem Fall bei der einseitigen Kommunikation und strikten Informationsvermittlung befinden, hat der Newsletter durchaus Vorteile: Abteilungsleitungen können maßgeblich dazu beitragen, die Zieles des Unternehmens zu unterstützen. Durch die Unterstützung des mittleren Managements (den Leitungen) werden Informationen:

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a) von einer bekannten Person zugestellt;

b) mit Inhalten versehen, die relevant sind;

c) denen zugestellt, die sie bertreffen.

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Beugen Sie Aversionen für neue Themen oder Ziele vor, indem Sie Mitarbeitende informiert halten. Für ein kurzes Resümee von offizieller Stelle oder wiederkehrende Kontaktaufnahme ist der Newsletter ein geeignetes Medium.

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#3 Nachrichten in Bewegung setzen: Der Videokatalog

Audiovisuell und videobasiert: Bewegtbilder oder auch Videos können wichtige Themen in die geeignete Szene setzen. Insbesondere Krisenmanagement, persönliche Ansprachen zu Festtagen oder starken strukturellen Veränderungen sind besser „persönlich“ adressiert, als per Klick im Nachrichtenforum publiziert. Zu den Funktionen der Videokatalog-Anwendung zählen:

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• Hinzufügen und Untertiteln von Videos;
• Downloaden, Teilen, Playlists erstellen;
• Kategorisierung und Klassifizierung von Videos;
• Bibliothek mit gesammeltem Bewegtbildmaterial;
• Links von externen Providern integrieren oder eigene Videos inserieren;

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Weshalb lohnen sich Videos für die interne Kommunikation?

Einfache und stete Verfügbarkeit und die Option, Informationen mit persönlicher Note zu kommunizieren. Ob die Kommentarspalte unter den Videos aktiviert ist oder nicht, entscheiden Sie. Ähnlich wie bei externen Anbietern wie YouTube steht Ihnen die Möglichkeit offen, eine eigene Bibliothek mit „Videos-on-demand“ aufzubauen. Zusätzlich kann für Live-Videos immer auf die integrierten oder anbindbaren Videokonferenz-Tools zurückgegriffen werden.

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#4 Wissen, was wichtig ist: Die Flash-Info

Schnell über dringende Anliegen informieren und Informationen hervorheben – zu gegebenen Anlässen wie Server-Problemen, akuten Sicherheitsmaßnahmen oder in der Krisenkommunikation ist das durchaus nötig. Was Sie mit der Flash-Info erreichen:

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• Schnelle Distribution von Informationen;
• Hervorhebung von Informationen;
• Prioritätsgrad mit verbundenen Informationskanälen:
  • Intranet-Benachrichtigung;
  • ‍Abwärtskommunikation für mehr internen Auftrieb‍
  • Chat-Benachrichtigung;
  • SMS-Benachrichtigung;
  • E-Mail-Benachrichtigung;
  • Intranet-Benachrichtigung.
• Zielgruppen gerichtet oder generisch;
• mit oder ohne Lesebestätigung;
• mit Kategorien und Metadaten;
• zeitlich plan- und terminierbar.

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Weshalb lohnt sich die Flash-Info für die interne Kommunikation?

Nebst einer Vielzahl an anderen Inhalten müssen manche Informationen hervorstechen – so auch die Flash-Info. Um dringliche Anliegen abzugrenzen, ist die „Dringlichkeitsmeldung“ das Medium der Wahl und kann im Jalios Digital Workplace an jeder beliebigen Stelle positioniert werden. Dieser Abschnitt ist recht kurz und bündig und damit genau das, was auch Flash-Infos kennzeichnet: Prägnanz und Relevanz.

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Anwendungsfälle für die interne Kommunikation

Im richtigen Szenario: Situationsbedingte Kommunikation

Beruflich wird ein großer Teil der Lesenden bereits Bekanntschaft damit gemacht haben – den sogenannten Anwendungsfällen, die beliebten modellierten Szenarien für eine Vielzahl an Situationen, die uns als Einzelpersonen im Arbeitstag begegnen.

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In welchem Szenario wird der Nachrichtenartikel relevant?

Jeder Nachrichtenartikel, der im Intranet veröffentlicht wird, transportiert eine akut relevante Information oder multiple. Genau dafür sind die Nachrichtenartikel auch gedacht: Offizielle Informationen vom top- bis mittleren Management an alle, die es betrifft, auf regelmäßiger Basis verbreiten. Der Nachrichtenbereich innerhalb des Intranets ist Ihr Newschannel, die Tageszeitung oder auch der Ankerpunkt für Aktuelles und Übergreifendes.

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Best practice: Letzte Nachrichten

Reduzieren Sie die Informationslast im Intranet. Die Startseite (Homepage) ist der zentrale Ausgangspunkt aller Beschäftigen der Organisation. Dort bietet es sich an, eine Sektion à la „Letzte Nachrichten“ einzurichten, um die Tages- oder Wochenhighlights zu positionieren. Ganz wie die Tageszeitung informieren Sie hier zu:

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• Signifikanten Corporate Updates;
• Nachrichten der Geschäftsführung;
• veränderten (Unternehmens-)Richtlinien;
• Änderungen im Intranet (neue Module, Praktiken …).

Im Bereich der letzten Nachrichten werden ausschließlich aktuelle Informationen geteilt. Von dort aus ordnen Sie die Nachrichtenartikel im Hintergrund ins Nachrichten-Center ein. Das kann automatisch geschehen, sobald die Zeit, in der die Artikel als „letzte Nachrichten“ gelten, abgelaufen ist (Stichwort: Workflows). Im Nachrichten-Center sind alte Artikel, Pressemitteilungen und weitere Nachrichten per Kategorie und Thema geordnet.

Stellen Sie sich das Ganze wie eine gutsortierte Bibliothek vor: Ein Gang für das Genre „Fiktion“, ein Gang für das Genre „historischer Roman“ und so fort, damit alle Besuchenden wissen, wo sie welche Infos finden. Nur dass die Gänge Ihre Themen sind, zum Beispiel:

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• Pressemitteilungen
• Nachrichten der Geschäftsführung
• Events & Veranstaltungen

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In welchem Szenario wird der Newsletter relevant?

Newsletter sind komprimierter und dazugedacht, auf separatem Wege den Fokus auf ein Thema zu lenken, bspw. auf einen bereits existierenden Nachrichtenartikel. Beim Newsletter lässt sich sowohl an interne als auch externe Mail-Adressen adressieren.

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Best practice: Themennewsletter

In einem Themennewsletter, z. B. dem Abteilungstalk, können Abteilungsleitungen Besonderheiten & Highlights ihrerTeams in den Fokus rücken. Jede Abteilung erhält eine Spalte im Newsletter, indem in kurzen Punkten das Monatsthema adressiert wird. Die jeweiligen Spalten verweisen wiederum auf den Nachrichtenbereich im Intranet – derart bleiben auch andernfalls voneinander getrennte Bereiche untereinander verknüpft.

Ein Bonus: Mitarbeitende werden integriert, Projekte oder kleinere Aufgaben honoriert und Informationssilos innerhalb der Organisation aufgebrochen.

Wofür Sie den Newsletter nutzen können:

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• Offizielle (Firmen-)Ankündigungen und Änderungen;
• Themenformate und Integration von Bewegtbild;
• Employee Engagement durch Abo-Funktion;
• Informationen hervorheben und bündeln.

Tipp: Sie können zu besonderen Zeiten Feedback-Funktionen mit dem Newsletter verknüpfen. Integrieren Sie Call-to-Action-Buttons, die auf direktem Wege zu einer Umfrage oder Kurzerhebung im Intranet leiten.

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In welchem Szenario wird der Videokatalog relevant?

Manche Dinge sind besser persönlichgesagt, auch wenn Zeit und Raum sich nicht gegeben sind. Aus diesem Grund bieten sich sowohl Live-Botschaften als auch Video-on-Demand-Botschaften für den Coporate-Context an und an dieser Stelle kommt der Videokatalog ins Spiel.

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Best practice: Onboarding- und Training-Videos

Jedes Jahr aufs Neue wendet sich die Geschäftsführung mit einem Wort an alle Arbeitnehmenden oder an Neuankömmlinge. Für jene, die zu diesem Zeitpunkt bereits OOO im Mailstatus stehen haben, also „Out-of-Office“ sind, lassen sich die Worte digital festhalten und „on-demand“ (auf Abruf) im Videokatalog hinterlegen. Ein kleiner, jedoch feiner Zug zur Integration aller Remote-Worker, externen Dienstleister oder Urlauber wie Urlauberinnen oder neu Startenden.

Insbesondere bei Webinaren zeigt sich der Mehrwert: Organisationen, die kein Learning-Management-System zur Verfügung stehen haben, können digitale Schulungen aufnehmen und dauerhaft im Intranet bereitstellen. Das ersetzt kein ausgeklügeltes E-Learning-Management, ist aber ein richtiger Schritt hin zur Ressourceneffizienz.

Für diese Video-Formate können Sie den Videokatalog nutzen:

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• Vermittlung von Unternehmenskultur;
• Ansprachen der Führungsetage;
• Webinar-Aufnahmen;
• Onboarding-Videos;
• FAQ-Videos.

Die Stärken von Bewegtbildformaten liegen vorrangig in der visuellen Vermittlung von komplexen Themen und der internen Wissenssammlung.

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In welchem Szenario wird die Flash-Info relevant?

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

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Was uns in Teil 3 erwartet

Für den nächsten Artikel kommen neue Komponenten auf die Platte:

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• Kommunikationsmittel für die Bottom-Up-/ Aufwärtskommunikation
• Anwendungsfälle je Anliegen und Abteilung
• Brand Ambassadors und Gamification in der internen Kommunikation

Das Investment in ein Intranet mit Social-Funktionen lohnt sich. Mehr Argumente und Einblicke zum Thema "Intranet" und dem damit verbundenen Kommunikationsoptionen im Jalios Whitepaper.